Es el registro o record de antecedentes, datos, llamadas de atención, ausencias, horario, salario, comisiones, horas extra y demás, que debe llevar el patrono de cada uno de sus trabajadores. Es vital para tener un orden y perspectiva del manejo de personal; por otro lado, en caso de una demanda laboral, el tribunal, a solicitud de la parte demandante, puede requerírselo al patrono, siendo que, en caso de estar incompleto dicho expediente, ello redundaría en perjuicio de la empresa demandada. Ahora bien, la elaboración y actualización de dicho expediente debe ser supervisada por el jefe de personal (recursos humanos) de la empresa, y por el abogado asesor. Las llamadas de atención y amonestaciones –lo mismo que la carta de despido-, deben ser detalladas, consignando la falta y la advertencia de que, en caso de reincidencia, se procederá con el despido.
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